ISO 45001 of VCA: wat is het verschil en welke past bij jouw bedrijf?

Wat is ISO 45001?

ISO 45001 is de internationale norm voor een managementsysteem voor arbeidsveiligheid en gezondheid. De norm schrijft geen vaste maatregelen voor. Hij vraagt dat je organisatie systematisch gevaren en risico's in kaart brengt, doelen stelt, medewerkers laat meedenken, incidenten onderzoekt en het systeem regelmatig toetst en verbetert. De opbouw volgt de gangbare ISO-structuur met clausule 4 tot en met 10, zoals je die ook kent van ISO 9001 en ISO 14001.

Je laat je certificeren door een certificerende instelling. Een certificaat is in de regel drie jaar geldig, met jaarlijkse controles tussendoor. De norm past bij elke sector en elke omvang, ook bij kantoren en dienstverleners, en is internationaal bruikbaar. De huidige uitgave komt uit 2018 en wordt herzien. Vraag je certificerende instelling naar de stand van zaken en een eventuele overgangstermijn. Het invoeren zelf staat in de gids ISO 45001 implementeren.

Wat is VCA en wat betekenen VCA*, VCA** en VCA-petrochemie?

VCA staat voor VGM Checklist Aannemers: veiligheid, gezondheid en milieu. Het schema wordt beheerd door de Stichting Samenwerken Voor Veiligheid (SSVV) en is bedoeld voor bedrijven die risicovol werk doen of op risicovolle plekken werken, zoals in de bouw, installatie en industrie. Een erkende certificerende instelling beoordeelt je VGM-systeem. Het certificaat staat in het Centraal Certificaten Register, zodat opdrachtgevers het kunnen controleren.

Voor bedrijven bestaan drie niveaus. VCA* is bedoeld voor bedrijven zonder onderaannemers, VCA** voor bedrijven die met onderaannemers werken, en VCA-petrochemie voor bedrijven in de petrochemie. Het bedrijfscertificaat is drie jaar geldig met een jaarlijkse controle. Voor uitzendorganisaties bestaat een eigen variant, VCU. Het persoonlijke diploma, zoals B-VCA of VOL-VCA, is iets anders dan het bedrijfscertificaat. Lees meer in de gids VCA* of VCA** en in VCA-certificering voorbereiden.

ISO 45001 of VCA: de belangrijkste verschillen

De twee verschillen vooral in doel, doelgroep en detailniveau, en veel minder in de onderwerpen zelf. ISO 45001 is een norm voor het systeem van de hele organisatie. VCA is een schema waarmee uitvoerende bedrijven hun werkwijze aan opdrachtgevers tonen. Dit zijn de verschillen waar je in de praktijk mee te maken krijgt:

• Doel: ISO 45001 bouwt een managementsysteem voor de hele organisatie op. VCA laat opdrachtgevers zien dat een uitvoerend bedrijf veilig werkt.
• Doelgroep: ISO 45001 past bij elk type organisatie. VCA is bedoeld voor aannemers en andere bedrijven die risicovol werk uitvoeren.
• Detailniveau: ISO 45001 zegt wat je moet bereiken en laat de invulling vrij. VCA werkt met een checklist met vragen die dichter bij de uitvoering liggen.
• Onderwerp: ISO 45001 gaat over veiligheid en gezondheid. VCA neemt ook milieu mee, de M van VGM.
• Bereik: ISO 45001 is internationaal. VCA wordt vooral in Nederland en België gebruikt, met SCC als Duitstalige tegenhanger.
• Personen: VCA kent ook diploma's voor medewerkers. ISO 45001 certificeert alleen de organisatie.

Waar overlappen ISO 45001 en VCA?

De overlap is groot, omdat beide uitgaan van dezelfde basis: weten welke gevaren je hebt, daar maatregelen bij kiezen, mensen opleiden en laten zien dat het in de praktijk werkt. Het bewijs dat je voor de een verzamelt, gebruik je voor een groot deel ook voor de ander.

Het verschil zit vaak in de vorm van het bewijs, niet in het onderwerp. Een auditor van een van beide schema's wil niet alleen documenten zien, maar ook medewerkers spreken en het werk zien. Medewerkers die uitleggen hoe ze veilig werken en wat ze doen bij een incident, zeggen meer dan een goed beleidsstuk. De onderwerpen waar beide schema's elkaar raken, zijn:

• Veiligheidsbeleid en doelen die de directie vaststelt en bespreekt
• Risico-inventarisatie, in Nederland de RI&E, en taakgerichte analyses zoals een TRA en een LMRA
• Instructie, opleiding en bewijs van bekwaamheid, zoals diploma's en certificaten
• Melden, onderzoeken en opvolgen van incidenten en bijna-ongevallen
• Inspecties en interne audits, met opvolging van bevindingen
• Beoordeling door de directie en verbeteracties met eigenaar en deadline
• Beheersing van onderaannemers en ingehuurd personeel

Voor wie past ISO 45001 en voor wie VCA?

Kijk naar wie je klanten zijn en wat je zelf wilt bereiken. Vraagt een deel van je opdrachtgevers VCA, dan heb je een duidelijke aanleiding. Zonder zo'n vraag spelen ambitie, groei en internationaal werk een grotere rol. De profielen hieronder zijn voorbeelden en geen vaste indeling; jouw situatie kan er tussenin zitten.

• Aannemer of installateur met opdrachtgevers die VCA in hun uitvraag zetten: begin bij VCA, op het niveau dat de uitvraag noemt.
• Bedrijf zonder klanten die VCA vragen, maar met de wens om veiligheid structureel te organiseren of internationaal te werken: ISO 45001 past vaak beter.
• Industrie- of productiebedrijf dat vooral op de eigen locatie werkt: ISO 45001 ligt meestal meer voor de hand, tenzij een klant VCA vraagt.
• Hoofdaannemer met veel onderaannemers: vaak VCA**, soms aangevuld met ISO 45001 als de opdrachtgever dat vraagt of je een compleet systeem wilt.
• Bedrijf dat op locaties van opdrachtgevers werkt en ook ISO 9001 of ISO 14001 heeft: ISO 45001 als basis en VCA als aanvullend bewijs kan passen.

Wat vragen opdrachtgevers meestal en hoe ga je dat na?

Dat verschilt per opdrachtgever en per opdracht, dus lees de uitvraag. Volgens SSVV bepaalt de opdrachtgever of je een VCA-certificaat moet hebben en op welk niveau. Sommige opdrachtgevers eisen VCA, andere accepteren ISO 45001 als gelijkwaardig, soms onder voorwaarden zoals geldige VCA-diploma's voor uitvoerend personeel en leidinggevenden. Weer anderen vragen om allebei.

Stel hierover niets vast zonder het te controleren. Bij aanbestedingen blijkt gelijkwaardigheid soms pas uit de nota van inlichtingen, en soms moet de inschrijver die zelf onderbouwen. Vraag het daarom vroeg, zodat je niet pas na de inschrijving ontdekt dat je certificaat niet telt. Zo ga je het na:

• Lees het contract, de uitvraag of de toelatingseisen van je belangrijkste opdrachtgevers.
• Noteer het gevraagde niveau (VCA*, VCA** of petrochemie) en of diploma's van medewerkers gelden.
• Staat er gelijkwaardig certificaat, vraag dan schriftelijk wat de opdrachtgever daaronder verstaat.
• Vraag een certificerende instelling of het schema bij jouw situatie past.

ISO 45001 en VCA combineren: één systeem, twee bewijzen

Wil je beide, bouw dan één managementsysteem en leg de eisen van beide ernaast. Neem de structuur van ISO 45001 als ruggengraat, omdat die breed is en aansluit op andere ISO-normen. Controleer per onderdeel of de concrete vragen uit het VCA-schema ook zijn beantwoord. Zo voorkom je dubbele procedures, dubbele registraties en twee losse auditprogramma's.

Vraag je certificerende instelling of audits gecombineerd kunnen worden en hoe de planning werkt. Er bestaat ook VCA-MAX: een VCA-certificaat met een aanvullende module over veilig gedrag, bedoeld voor bedrijven die veiligheid in houding en gedrag willen verankeren. Of een opdrachtgever dat accepteert, hangt weer van die opdrachtgever af. Leg de gemaakte afspraken vast.

Eerst welke stap? Zo kies je in zes stappen

Begin niet bij de norm, maar bij de vraag van je klanten en bij je eigen rol. Een certificaat dat niemand vraagt, levert weinig op en kost veel tijd. Loop deze stappen na met je directie en je KAM-coördinator, en schrijf de antwoorden op, zodat je de keuze later kunt onderbouwen:

• Inventariseer wat je opdrachtgevers vragen, op welk niveau en welke diploma's erbij horen.
• Bepaal je rol: voer je zelf uit, of stuur je onderaannemers en projecten aan.
• Doe een nulmeting op het schema dat je overweegt: wat heb je al, wat ontbreekt.
• Kies het schema dat nu nodig is en leg vast waarom. Plan het andere als vervolg als het later van pas komt.
• Bouw het systeem zo op dat het andere schema er later bij past: één RI&E, één incidentenregistratie, één auditprogramma.
• Vraag offertes bij certificerende instellingen en vergelijk werkwijze en planning.

Kosten en doorlooptijd op hoofdlijnen

Bedragen noemen we hier niet, omdat ze sterk verschillen. De kosten hangen af van het aantal medewerkers en locaties, de complexiteit van je werk, wat je al hebt ingericht en het tarief en de werkwijze van de certificerende instelling. Reken naast de kosten van de instelling op eigen uren en eventuele opleidingen.

De doorlooptijd hangt vooral af van je beginsituatie. Een bedrijf met een actuele RI&E, vastgelegde instructies en werkende opvolging heeft minder te doen dan een bedrijf dat dit nog moet opbouwen. Plan ruim, want een auditor wil bewijs uit de afgelopen periode zien. Na de eerste certificering word je bij beide schema's jaarlijks gecontroleerd en na drie jaar opnieuw beoordeeld.

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

BrydgeOne kiest het schema niet voor je en certificeert niet; dat doe je met je opdrachtgevers en een certificerende instelling. Wel helpt het om bewijs te verzamelen en gaten zichtbaar te maken. In Normenkader & eisen werk je met één register van beheerspunten, waarin ISO 45001 een selectie is. Je koppelt eigen bewijs, ziet gaps en volgt ze op met acties. De readiness-weergave is nadrukkelijk geen uitspraak over certificering.

Met de GAP-analyse doe je een nulmeting per eis en maak je van een tekortkoming met één klik een actie. Certificatenbeheer bewaakt de geldigheid van persoonscertificaten zoals VCA, keuringen en systeemcertificaten, met een signaal voordat iets verloopt en met eisen per functie. Het bewijs dat je zo vastlegt, zoals RI&E's, inspecties en meldingen met opvolging, is ook wat een VCA-auditor wil zien.