Werkinstructie

Uitleg

Een werkinstructie beschrijft in een vaste volgorde hoe je één handeling of taak uitvoert: welke stappen, met welk materiaal en gereedschap, waar je op let en wat je doet als iets afwijkt. Ze is bedoeld voor degene die het werk doet, op het moment dat hij het doet, als tekst, schema, foto's of video. Zo werkt iedereen op dezelfde manier en kunnen nieuwe medewerkers sneller en veiliger beginnen.

Het verschil met procedure en proces zit in het detailniveau. Een proces is een reeks samenhangende activiteiten die iets omzet in een resultaat, zoals het verwerken van een order. Een procedure legt vast hoe een activiteit of proces wordt uitgevoerd: wie doet wat en wanneer. Een werkinstructie werkt één handeling uit, bijvoorbeeld hoe je een machine instelt. Organisaties gebruiken de namen niet overal gelijk. Het gaat erom dat het niveau klopt.

ISO 9001 verplicht je niet om voor alles een werkinstructie te schrijven. De norm verwacht dat je de gedocumenteerde informatie beheert die jij nodig vindt om je processen te beheersen, en dat mensen bekwaam zijn. Een werkinstructie is zinvol als een fout grote gevolgen heeft voor veiligheid of kwaliteit, als het werk complex is, als er vaak nieuwe mensen komen of als een opdrachtgever erom vraagt. Welke documenten jouw certificerende instelling verwacht, vraag je bij hen na.

Een werkinstructie is pas bruikbaar als ze actueel is. Geef haar een eigenaar, een versienummer en een goedkeuring, plan een periodieke review en loop haar door met mensen die het werk doen. Na een incident of afwijking controleer je of de instructie klopte. Veiligheidsmaatregelen uit de RI&E of een TRA komen er expliciet in terug.

Voorbeeld uit de praktijk