RACI matrix maken: voorbeeld en stappenplan voor taken en verantwoordelijkheden

Wat is een RACI matrix en wanneer gebruik je hem?

Een RACI matrix, ook taken- en verantwoordelijkhedenmatrix genoemd, zet taken in de rijen en rollen in de kolommen. In elk vakje staat een letter of niets. Zo is in één oogopslag zichtbaar wie wat doet en wie waarover beslist. De matrix voorkomt dat taken blijven liggen omdat iedereen denkt dat een ander ze oppakt, of dubbel worden gedaan.

Je gebruikt hem voor een proces, zoals het afhandelen van een incident of een interne audit, voor een project of voor een wijziging in de organisatie. Voor het hele managementsysteem werkt hij het best per proces: een RACI voor elk belangrijk proces in plaats van één groot overzicht dat niemand leest.

R, A, C en I: wat betekenen de letters?

De letters staan voor de Engelse woorden Responsible, Accountable, Consulted en Informed. Accountable vertaal je in het Nederlands meestal als eindverantwoordelijk. Een rol hoeft niet bij elke taak een letter te hebben: een leeg vakje betekent dat de rol bij die taak niets te doen heeft. Sommige organisaties gebruiken RASCI, met een S voor ondersteunend, maar voor de meeste managementsystemen is RACI voldoende. Dit betekent elke letter:

• R (uitvoerend): voert de taak uit of doet het werk. Er kunnen meerdere R's zijn, maar houd het aantal klein.
• A (eindverantwoordelijk): beslist, keurt het resultaat goed en wordt aangesproken als het niet lukt. Precies één per taak.
• C (geraadpleegd): wordt vooraf om input of advies gevraagd. De communicatie gaat twee kanten op.
• I (geïnformeerd): krijgt bericht over het resultaat of het besluit. De communicatie gaat één kant op.

De regel van één eindverantwoordelijke per taak

Elke rij heeft precies één A. Staan er twee A's, dan beslist uiteindelijk niemand en wijzen ze bij een probleem naar elkaar. Staat er geen A, dan is de taak van niemand. De eindverantwoordelijke is degene die het laatste woord heeft en die je aanspreekt op het resultaat, ook als anderen het werk doen.

A en R mogen bij dezelfde persoon liggen. In een kleine organisatie is dat gebruikelijk: een leidinggevende voert een taak zelf uit en is er ook eindverantwoordelijk voor. Wijs A toe aan een rol en niet aan een afdeling of team, want een groep kun je niet aanspreken. Kies bovendien iemand die ook de bevoegdheid heeft om te beslissen en middelen vrij te maken.

RACI matrix maken: de stappen

Begin met een afgebakend onderwerp. Een RACI voor alles wordt te groot om te gebruiken. Een proces met acht tot vijftien taken is een goede omvang voor een eerste matrix, en een matrix die op één pagina past wordt ook echt gebruikt. Stap zes is het belangrijkste: een matrix die alleen aan het bureau is opgesteld bevat vaak aannames die niet kloppen, en een rolhouder die niet is gehoord voelt zich er niet aan gebonden. Dit zijn de stappen:

• Kies de scope: het proces, project of onderwerp waarvoor je de verantwoordelijkheden vastlegt.
• Maak een lijst van taken of activiteiten, elk als werkwoord met een object, zoals incident registreren of oorzaak onderzoeken.
• Maak een lijst van rollen. Gebruik functies en geen namen, zodat de matrix een personeelswissel overleeft.
• Verdeel de letters per rij en begin met de A: wie is eindverantwoordelijk? Voeg daarna de R's, C's en I's toe.
• Controleer de matrix: elke rij heeft precies één A en minstens één R, en geen rol krijgt een onwerkbare hoeveelheid R's.
• Bespreek de matrix met de betrokken rolhouders en pas hem aan waar de praktijk afwijkt.
• Leg de matrix vast als beheerd document, communiceer hem en plan een herziening.

RACI matrix voorbeeld: een incident afhandelen

Hieronder staat een illustratief voorbeeld voor het afhandelen van een incident, met vier rollen: medewerker, leidinggevende, QHSE-coördinator en directie. Een rol die niet wordt genoemd, heeft bij die taak geen rol. Pas taken en verdeling aan op de grootte en inrichting van je eigen organisatie.

Let bij het lezen op de logica. De medewerker is A bij het melden, omdat hij het incident zelf kent, maar niet bij het onderzoek. De directie is alleen A waar bevoegdheid of budget nodig is. Controleer bij de Arbeidsinspectie wanneer een melding verplicht is. Die vraag hoort in je procedure en niet alleen in de matrix.

• Incident melden: medewerker A en R, leidinggevende I, QHSE-coördinator I.
• Direct veiligstellen en hulp regelen: leidinggevende A en R, medewerker R, QHSE-coördinator I, directie I.
• Incident registreren: QHSE-coördinator A en R, leidinggevende C, medewerker C.
• Oorzaak onderzoeken: QHSE-coördinator A en R, leidinggevende R, medewerker C, directie I.
• Melden bij de Arbeidsinspectie als het ongeval meldingsplichtig is: directie A, QHSE-coördinator R, leidinggevende C.
• Verbetermaatregel vaststellen en budget vrijmaken: directie A, QHSE-coördinator R, leidinggevende C, medewerker I.
• Maatregel uitvoeren: leidinggevende A, medewerker R, QHSE-coördinator C, directie I.
• Effectiviteit controleren: QHSE-coördinator A en R, leidinggevende C, directie I.

Verantwoordelijkheid én bevoegdheid: wat mag een rol beslissen?

Een A zonder bevoegdheid is een papieren verantwoordelijkheid. Wie ergens eindverantwoordelijk voor is, moet ook kunnen beslissen, tijd en middelen kunnen vrijmaken en kunnen ingrijpen als iets misgaat. Leg daarom bij elke rol naast de taken vast wat hij zelfstandig mag beslissen, binnen welke grenzen en wanneer hij moet escaleren. De RACI matrix laat zien wie waarvoor aanspreekbaar is, de rolbeschrijving laat zien wat daarbij hoort.

Dit zijn voorbeelden van bevoegdheden die je per rol kunt vastleggen. Bedragen, grenzen en rolverdeling zijn illustratief en verschillen per organisatie. Controleer ook of bevoegdheden in contracten, volmachten of werkinstructies niet tegenspreken wat de matrix zegt.

• Medewerker: mag werk stoppen en melden als de situatie niet veilig is, zonder toestemming vooraf.
• Leidinggevende: mag werk stilleggen, tijdelijke maatregelen nemen en uitgaven doen tot een afgesproken bedrag.
• QHSE-coördinator: mag een afwijking of incident laten onderzoeken en een corrigerende maatregel eisen, maar beslist niet over het budget.
• Directie: beslist over uitgaven boven het afgesproken bedrag en over het accepteren van een groot restrisico.

Waarom ISO-normen verantwoordelijkheden en bevoegdheden vragen

ISO 9001, ISO 14001 en ISO 45001 hebben alle drie een clausule 5.3 over rollen, verantwoordelijkheden en bevoegdheden. In grote lijnen vragen ze dat de directie ervoor zorgt dat die voor de relevante functies zijn toegewezen en binnen de organisatie bekend zijn. ISO 9001 verwacht ook dat ze worden begrepen. ISO 45001 vraagt bovendien om vastlegging als gedocumenteerde informatie en benadrukt dat medewerkers op elk niveau verantwoordelijkheid nemen voor de aspecten die ze zelf beheersen.

De normen noemen daarnaast taken die bij een vaste rol horen, zoals bewaken of het managementsysteem aan de norm voldoet en rapporteren over de prestaties aan de directie. Bij ISO 9001 hoort ook het aanwijzen van verantwoordelijken voor de processen (clausule 4.4). Een RACI matrix is geen eis: een organigram, functieomschrijvingen en procedures kunnen ook als bewijs dienen. Ga bij je certificerende instelling na wat zij verwachten.

Veelgemaakte fouten bij een RACI matrix

Een RACI matrix mislukt zelden door de methode, vaker door de manier waarop hij wordt ingevuld of beheerd. Controleer je matrix op de volgende punten, vooral als hij ouder is dan een jaar of als er sinds het opstellen is gereorganiseerd:

• Te veel R's: als iedereen uitvoert, voelt niemand zich verantwoordelijk. Splits de taak of kies wie echt het werk doet.
• Geen A, of twee A's: de taak heeft dan geen of een betwiste eigenaar.
• A bij een afdeling of werkgroep in plaats van bij een rol.
• Namen in plaats van functies, waardoor de matrix bij elke personeelswissel verouderd is.
• Te veel C's en I's: als iedereen overal over wordt geïnformeerd, wordt informatie ruis.
• De matrix is te gedetailleerd of te grof. Honderd regels leest niemand, drie regels zeggen niets.
• De matrix is nooit met de betrokkenen besproken en wijkt af van functieomschrijvingen of procedures.
• Hij is verouderd na een reorganisatie, nieuwe functies of een gewijzigd proces.

Een RACI matrix actueel houden

Een RACI matrix is geen eenmalig document. Plan een vaste herziening, bijvoorbeeld jaarlijks, en bekijk hem ook bij een reorganisatie, een nieuwe of vervallen functie, een gewijzigd proces en na een incident of auditbevinding waarbij onduidelijk bleek wie verantwoordelijk was. Wijs een eigenaar van de matrix aan die de herziening bewaakt.

Beheer de matrix als gecontroleerd document met versie, goedkeuring en datum van de volgende review, en zorg dat betrokkenen een wijziging ook echt zien. Een Excel-bestand werkt voor één proces. Bij tien processen en vaak wisselende rolhouders lopen versies uiteen. Dan is een systeem waarin rol, rolhouder en matrix aan elkaar gekoppeld zijn handiger, omdat je bij een wissel alleen de rolhouder aanpast.

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

In de module Rollen & functies leg je de rollen van je managementsysteem vast, met per rol wat hij doet, wat hij mag beslissen en wat het verwachte resultaat is. Je koppelt een rolhouder en een vervanger en vult per proces de RACI-matrix in door in een vakje R, A, C of I te kiezen. De processen komen uit de module Processen, waar je ook een rol als proceseigenaar aanwijst.

Omdat de matrix aan rollen hangt, pas je bij een personeelswissel alleen de rolhouder aan en blijft de verdeling staan. Je stelt een beoordelingsfrequentie in om te toetsen of een rol nog actueel is. Procedures en beschrijvingen beheer je in Documentbeheer, met een goedkeuringsroute, versiehistorie en leesbevestiging waarmee medewerkers aangeven dat ze een wijziging hebben gelezen en begrepen. Deze rollen beschrijven verantwoordelijkheid en bepalen niet wat iemand in het platform mag zien. BrydgeOne helpt bewijs voor clausule 5.3 te verzamelen; de beoordeling blijft bij de certificerende instelling.