VSME-rapportage voor het mkb: wat is het en hoe begin je?

Wat is VSME?

VSME staat voor Voluntary Sustainability Reporting Standard for non-listed SMEs. Het is een vrijwillige Europese duurzaamheidsstandaard voor het mkb, ontwikkeld door EFRAG. Je gebruikt hem om op een vaste, herkenbare manier te rapporteren over milieu, mensen en governance.

Belangrijk om te weten: een VSME-rapportage is geen CSRD-verslag en geen formele vaststelling van wat voor jou wel of niet verplicht is. Het is een standaard waarmee je vrijwillig en gestructureerd laat zien wat je doet, bijvoorbeeld voor klanten of financiers die om die gegevens vragen.

In de praktijk gebruikt het mkb VSME vooral als gemeenschappelijke taal. In plaats van elke klant en bank een eigen vragenlijst in te laten vullen, verwijs je naar één gestructureerd verslag.

Basic of Comprehensive

De standaard kent twee vormen. De Basic-vorm bestaat uit de basisonderdelen B1 tot en met B11, met onder meer bedrijfsgegevens, energie en emissies, water, afval, personeel en gezondheid en veiligheid. De Comprehensive-vorm voegt daar de onderdelen C1 tot en met C9 aan toe, over strategie, reductiedoelen, klimaatrisico's, mensenrechten en governance.

Voor de meeste organisaties is Basic een goed startpunt. Je kunt later doorgroeien naar Comprehensive als opdrachtgevers of financiers meer detail vragen.

Kies bewust en leg vast waarom. Onderdelen die niet op jouw bedrijf van toepassing zijn, kun je met een korte motivering als niet van toepassing aanmerken, in plaats van ze te negeren.

De rol van de dubbele materialiteitsanalyse

Een dubbele materialiteitsanalyse (DMA) kijkt naar twee kanten: wat is jouw impact op mens en milieu, en welke risico's en kansen brengen duurzaamheidsthema's voor jouw bedrijf? Die analyse kan een goede bron zijn om te bepalen welke thema's voor jou het zwaarst wegen.

Een DMA is echter geen voorwaarde om met VSME te beginnen. Je kunt een VSME-rapportage opstellen zonder DMA. Heb je er wel een, dan gebruik je die als aanvullende onderbouwing, en de datapunten die van toepassing zijn bepaal je op basis van de eigen situatie.

Een voorbeeld: een installatiebedrijf met 24 medewerkers ziet dat de conditionele onderdelen als optioneel openstaan zolang er geen aanleiding is. Ze vullen in wat speelt, zoals energie en personeel, en verklaren de rest met een korte reden niet van toepassing.

Hoe begin je?

Begin klein en met wat je al hebt. Veel van de gevraagde gegevens liggen al ergens vast in je organisatie. Loop de stappen hieronder door en werk toe naar een eerste versie die je later kunt verbeteren. Besef daarbij dat het om een vrijwillig verslag gaat: je bepaalt zelf hoe ver je gaat en je kunt in stappen groeien, zonder dat een eerste versie perfect hoeft te zijn.

• Kies het verslagjaar en de vorm: Basic of Comprehensive
• Wijs een coördinator aan en een eigenaar per onderdeel
• Verzamel wat er al is: energie, medewerkers, ongevallen, opleidingen en beleid
• Vul aanvullend in wat ontbreekt en leg de bron erbij vast
• Laat een tweede persoon meekijken voor je iets vaststelt
• Bewaar bewijsstukken en de rekenwijze voor het volgende jaar

Datapunten hergebruiken

De grootste tijdwinst zit in hergebruik. Energieverbruik en emissies heb je nodig voor klimaatgegevens. Personeelsaantallen, ongevallen en opleidingsuren staan al in je HR- en veiligheidsadministratie. Beleidsdocumenten en doelstellingen heb je vaak al in je managementsysteem. Werk bij voorkeur met één bron per gegeven, zodat je nooit twee verschillende cijfers voor hetzelfde onderwerp hoeft te verklaren.

Zorg dat je eenmalig goed vastlegt en daarna meerdere keren gebruikt. Dat geeft consistentie tussen wat je aan klanten, financiers en in een verslag meldt, en maakt het herhalen van het proces volgend jaar veel lichter.

Let op de kwaliteit van de bron. Een cijfer uit een boekhouding of energienota is beter te verantwoorden dan een schatting, maar een goed gedocumenteerde schatting is beter dan een leeg veld.

Zo pak je het aan in de praktijk

Behandel de eerste rapportage als een leerproces. Verwacht niet dat alles in één keer compleet is, en accepteer dat sommige cijfers eerst een schatting zijn. Leg altijd vast waar een waarde vandaan komt, zodat je volgend jaar kunt verbeteren.

Veelgemaakte fouten zijn te laat beginnen, geen eigenaar per onderdeel aanwijzen en cijfers overnemen zonder de bron te controleren.

Communiceer het doel ook intern. Als medewerkers begrijpen waarom energie, verzuim of opleidingsuren worden bijgehouden, worden de gegevens betrouwbaarder aangeleverd. Een korte uitleg in het team voorkomt veel vragen achteraf en maakt de volgende ronde makkelijker.

• Plan de rapportage als project met een eindmoment
• Start bij de gegevens die al aanwezig zijn
• Laat eigenaren hun eigen onderdeel invullen
• Controleer een cijfer dat sterk afwijkt van de bron
• Vraag een reviewer om te controleren voor je vaststelt
• Sla de rekenwijze en bewijsstukken op voor volgend jaar

VSME opstellen met BrydgeOne

De module VSME & duurzaamheid is een rapportagegenerator die hergebruikt wat al in BrydgeOne staat: energie en emissies, medewerkers, incidenten, opleidingen, beleid en doelstellingen. Die gegevens worden aangeboden als gevonden gegevens, met bron, periode en berekening erbij. Je gebruikt ze met één klik, bekijkt de bron of past ze aan, en een voorstel wordt nooit stilzwijgend een rapportagecijfer.

Je kiest Basic of Comprehensive, wijst per datapunt een eigenaar en reviewer aan, en werkt via ophalen, aanvullen, review en goedkeuring en afronden toe naar het verslag. Een dubbele materialiteitsanalyse kun je in dezelfde module uitvoeren, en die is een bron voor het verslag maar geen voorwaarde.