Meldcultuur verbeteren: zo krijg je meer meldingen van bijna-ongevallen

Waarom melden medewerkers niet?

Zelden is het onwil. Meestal weegt een medewerker, bewust of niet, kosten tegen opbrengst. Een melding kost tijd, kan een vervelend gesprek opleveren en leidt niet zichtbaar ergens toe. Dan is niet melden het makkelijkste. Dit zijn de redenen die je het vaakst hoort:

• Angst voor een aanspreekgesprek, schaamte of een slechte beoordeling
• Het gevoel dat melden toch niets verandert
• Het is goed afgelopen, dus het stelt niets voor
• Melden is omslachtig: een formulier, inloggen, tijd die niet in de planning zit
• Onduidelijkheid over wat een melding waard is
• Een teamdoel als aantal dagen zonder ongeval, waardoor een melding voelt als het verpesten van het resultaat

Stel de diagnose voordat je maatregelen kiest

Vraag het gewoon, bij voorkeur anoniem: wanneer heb je voor het laatst iets gemeld, wat hield je tegen en wat gebeurde er daarna? Drie vragen in een toolbox of een korte enquête geven al een richting. Welke van de redenen hierboven telt bij jou, bepaalt wat je als eerste aanpakt.

Vergelijk daarnaast bronnen. Vinden inspecties regelmatig onveilige situaties terwijl er bijna geen meldingen zijn, dan zit het gat niet in de werkplek maar in het melden. Kijk ook per afdeling: een afdeling zonder meldingen heeft zelden geen risico's.

Maak melden laagdrempelig

Hoe minder moeite een melding kost, hoe vaker hij komt. Laat medewerkers melden vanaf hun telefoon, met een foto of een korte spraakopname, en vraag in de eerste melding alleen wat er gebeurde, waar en wanneer. Een QR-code op de werkvloer of in het busje haalt de drempel nog verder weg.

Maak ook duidelijk wat een melding waard is, met herkenbare voorbeelden: een afscherming die ontbreekt, een lekkage, een voertuig dat bijna achteruit over iemand reed. Wie twijfelt, moet melden. Een overbodige melding kost minder dan een gemiste.

Terugkoppeling is de motor van de meldcultuur

Niets haalt het melden zo snel onderuit als een melding die in stilte verdwijnt. Laat de terugkoppeling daarom uit drie lagen bestaan, en maak van de derde een vast onderdeel van je werkoverleg of toolbox:

• Bevestiging: de melding is ontvangen en iemand heeft er naar gekeken, liefst dezelfde dag
• Tussenstand: wat gaan we ermee doen, door wie en wanneer
• Uitkomst: wat is er veranderd, zichtbaar gemaakt voor de hele groep met de boodschap dat het door een melding kwam

Zo ziet het eruit in de praktijk

Een monteur meldt vanaf zijn telefoon dat de afscherming van een zaagmachine ontbreekt na een verhuizing van de werkplaats. Dezelfde dag krijgt hij een bevestiging. Binnen een week laat de leidinggevende weten dat er een nieuwe afscherming is besteld en wie die plaatst. Twee weken later bespreekt de werkplaatschef het resultaat in het werkoverleg.

Die drie contactmomenten kosten samen weinig tijd, en ze laten het hele team zien dat een melding iets oplevert. Het mooiste is dat de melding aanleiding is om alle andere machines te controleren. Zo lost één melder het probleem op voor iedereen.

Geen afrekencultuur: wat leidinggevenden doen en laten

De eerste reactie van de leidinggevende bepaalt alles. Begin met bedankt en met de vraag wat er is gebeurd, niet met de vraag wie het deed. Gebruik meldingen nooit in een beoordelingsgesprek en zet geen doelen als nul meldingen. Beloon het melden en niet de stilte.

Leidinggevenden die zelf melden, laten zien dat het normaal is. Bied waar dat kan de mogelijkheid om anoniem te melden, en wees eerlijk over wat je met de gegevens doet. Een melding die tegen de melder wordt gebruikt, kost je alle volgende meldingen.

Meetbaar maken: wordt de meldcultuur echt beter?

Meer meldingen is in het begin juist een goed teken. Het betekent meestal dat mensen meer durven te melden en niet dat het onveiliger is. Kijk daarom ook naar de samenstelling en de kwaliteit van meldingen, niet alleen naar het totaal. Handige indicatoren:

• Aantal meldingen per 100 medewerkers per kwartaal, vooral bijna-ongevallen en onveilige situaties
• Verhouding tussen bijna-ongevallen en ongevallen met letsel: een groeiend aandeel bijna-ongevallen is meestal een goed teken
• Aandeel meldingen waarop binnen de afgesproken tijd is gereageerd
• Doorlooptijd van melding tot afgeronde maatregel
• Spreiding: komen meldingen van alle afdelingen en ploegen, of van één groep
• De score op een stelling als Ik durf een bijna-ongeval te melden in een medewerkersonderzoek

Een aanpak voor de eerste negentig dagen

Begin met een nulmeting: tel de huidige meldingen per afdeling en stel de drie diagnosevragen. Maak daarna melden makkelijker, spreek met leidinggevenden af hoe zij reageren en kondig aan dat meldingen welkom zijn. Zeg erbij wat je ermee doet.

Bespreek meldingen en uitkomsten vervolgens vast, bijvoorbeeld wekelijks in het werkoverleg en maandelijks in een toolbox. Meet na drie maanden opnieuw en deel het resultaat met iedereen, ook als het tegenvalt. Zo wordt de meldcultuur een gezamenlijk project en geen controlemiddel.

Zo ondersteunt BrydgeOne dit

In Incidenten & meldingen komen meldingen binnen via het platform, de medewerkersapp of een openbaar meldpunt met link of QR-code, desgewenst anoniem, en de melder krijgt automatisch statusupdates. Maatregelen volg je op in Acties, met eigenaar en deadline.

Met Toolboxen deel je uitkomsten met het team en registreer je deelname. Met Tevredenheid doen medewerkers mee aan een anoniem onderzoek, bijvoorbeeld over hun meldbereidheid, en volg je lage scores gestructureerd op.